白沙洲大市场办公(OA)系统运行方案

为了尽快推广白沙洲大市场办公(OA)系统的使用,我们计划分三个阶段实施,通过逐步实施、逐步使用、逐步推广的方式,让OA系统逐渐适应公司的日常办公需求,起到简化工作流程、提高办公效率的作用。
第一阶段:系统初步使用阶段
1、 OA系统内部调试运行
目标:确保办公(OA)系统在公司服务器上稳定运行、实施前期考研。
2、OA系统启动会议
目标:明确OA系统运行的意义,通过投影公开操作,演示其功能,说明其实施成功的关键点、系统运行的范围,由公司领导成员参加、号召系统启动及如何运行的讨论。 
3、初步推广使用
目标:深入到各部门,初步推广OA系统的使用,并组织小培训,系统化介绍OA的功能及使用方法。(见附件培训计划表)
第二阶段:OA系统建设阶段
1、 OA系统使用氛围的建立
目标:让员工日常使用OA办公系统形成习惯,为进一步实施业务工作流做好准备;各公共资源的建立、形成、完善;部门间、上下层间通过系统交流形成氛围。
2、 公司业务流程调研、工作流设计及专题培训
目标:细致的了解公司各部门的流程,明确可通过OA系统工作流完成电子审批工作(如公司的请假、请示、计划等流程)的部门,使OA系统充分体现其辅助功能,提高办公效能;开工作流的专题培训讨论会,建立初步使用OA系统工作流的操作流程;系统设计应适应公司的工作流审批程序;开始试运行几个可操作的流程。
3、 公司业务流程实施OA工作流
目标:在运行过程中逐步完善工作流的程序以适应公司业务流程的实际情况;经试运行成功后,逐步把可操作的公司业务流程以OA系统工作流的流程运行。
第三阶段:OA系统功能完善阶段
1、系统功能扩展
目标:收集员工提出的系统问题,建立改善系统的方案并按计划实施;增加OA系统的功能(如建立OA系统支持手机短信息服务等),提升OA系统的可使用性。
2、信息整理、安全工作
目标:整理好因公司不断壮大而增加的数据和信息;做好公司内系统数据的安全、保密工作;优化系统,提高运行速度,坚持做好备份工作。

办公OA公共事务、信息交流的管理及分工表
由系统管理员按员工在公司中的职位及工种类别授权办公OA的使用权限,如有更多需求可联系系统管理员。为了更好的的管理和使用OA系统,我们按下表进行前期的管理及分工。

单 位 及 人 员 日 常 OA 事 务 的 分 工
行 政 办 公告通知发布管理;公共文件柜、数据库的建立及管理;公共会议、公共电话薄等数据的建立及管理;公司新闻的发布;公司相片簿管理。
人 力 资 源 部 员工档案的建立及管理;公司组织构架的建立及管理;员工入、离职的建档及调档。
信 息 室 系统用户管理;公共硬盘管理;资源分配;系统运行;系统完善;数据安全及保密。
总 经 理 公司公告通知发布及管理;工作流的审批;人员的管理等全公司的日常管理工作。
部 门 经 理 部门公告通知发布及管理;部门员工入、离职的注册;注销管理;部门制度及公文的管理;部门讨论区的管理;公共会议;工作流的审批等全部门的日常管理工作。
职 员 所有公共事务的查询、需求并申请各类信息的发布等日常管理工作。



附件

办公OA推广使用培训计划日程表

　 时　　间 　　地　　点　　对　　象 　　　　　　 科　　目
3月13日12点40分 新会议室 部门员工、部门代表 　OA系统的功能介绍及使用
3月18日12点40份 新会议室 部门管理层、部门代表 OA系统工作流的使用及探讨
　不 定 时 　　　　　　　　　各部门员工 　　　OA使用的问题

培训计划日程将根据系统运行情况更改



 来源:武汉白沙洲大市场行政办宣